Ronald in gemeenteland: laat interne procedures realisatie niet in de weg staan
Gemeentelijke organisaties staan in de huidige tijd voor zeer aanzienlijke uitdagingen. Denk aan woningbouw, vluchtelingenopvang, uitvoering geven aan allerlei duurzaamheidsdoelen. Kortom, opgaven die heel veel vernuft vragen, en dat in een tijd van grote personeelsschaarste. Tegelijkertijd worden de randvoorwaarden waarbinnen dat werk gedaan moet worden steeds verder aangescherpt en komen er steeds meer regels bij. Dat vraagt om besluitvaardigheid en het lef om te durven afwijken van de regels. Ronald de Waard observeert en verwondert zich over wat hij tegenkomt bij de gemeentes waar hij werkt.
Wie bij een gemeente werkt, kan vast tal van voorbeelden bedenken. Projecten en ontwikkelingen verzanden in procedures en regeltjes rondom de uitvoering. Randvoorwaarden die nodig zijn om zaken scherp te stellen, maar niet zelden tot doel worden verheven. Denk aan participatieprocedures en aanbestedingsregels, om maar eens twee voorbeelden te noemen.
Participatie heeft tot doel om het maatschappelijk draagvlak voor controversiële beslissingen te vergroten en evenwichtigheid in besluitvorming te bevorderen. In veel gemeentes zijn daarom participatiemedewerkers aangesteld, die hun eigen voorwaarden kunnen stellen aan het proces waarlangs de besluitvorming plaatsheeft. En daar wordt het mijns inziens wel wat ingewikkeld. Aan het einde van de dag is niet de participatiemedewerker, maar de projectleider verantwoordelijk voor de realisatie van een project.
Op enig moment houdt participatie op en moet op basis van de beschikbare informatie en de geïnventariseerde opvattingen een besluit genomen worden. Het is een illusie om te veronderstellen dat je kan blijven participeren tot iedereen tevreden en gelukkig is. Daar komt nog bij dat er een ontwikkeling in de samenleving gaande is waarin mensen recht menen te hebben op hun gelijk, in plaats van hun mening. We kunnen participeren tot we een ons wegen, maar dan komt er geen steen meer op de ander.
Een voorbeeld van een vastgelopen project: een door het bestuur vurig gewenste majeure woningbouwontwikkeling in binnenstedelijk gebied. Uiteindelijk bleef het project haken op een welstandsoordeel (“het plan heelt in de daklijn onevenwichtig aan op de bestaande bebouwing”) en een tekort van anderhalve parkeerplaats ten opzichte van de CROW-norm. Bestuurlijke bereidheid om af te wijken van een advies bestond niet. In zo’n geval wordt er voorbijgegaan aan het grotere belang dat afwijking van het advies rechtvaardigt. Zonde. Neem een besluit en aanvaard de consequenties.
De aanbestedingsregels: nog zo’n valkuil. Goed personeel vinden is in de huidige tijd een grote opgave; bepaalde kennis en expertise is noodzakelijk voor de realisatie van bijvoorbeeld civiele en woningbouwprojecten. Daarvoor gelden aanbestedingsregels en dat is goed.
Maar het wordt wel problematisch als het realiseren van belangrijke maatschappelijke doelen gefrustreerd worden door interne procedures. In de accountancy geldt het uitgangspunt “Comply or explain”. In goed Nederlands: volg de regels of leg uit waarom dat niet kan. In verreweg de meeste gevallen zijn de afwijkingen heel goed uit te leggen en te verantwoorden. Doe dat dan ook of denk na over de mogelijkheden om beide te combineren. Mijn ervaring is dat dit vrijwel altijd mogelijk is, mits alle partijen bereid zijn hieraan mee te werken
Interne richtlijnen zoals participatie, aanbestedingsregels en richtlijnen over de inrichting van het openbare gebied zijn randvoorwaarden; zij zijn geen doel op zichzelf. Op enig moment moet bij management en bestuur – dat is aangesteld om maatschappelijke problemen op te lossen – de bereidheid bestaan om verantwoordelijkheid te nemen. Ook als het om controversiële beslissingen gaat. Juist dan. Dat vraagt openheid en deskundigheid, maar bovenal besluitvaardigheid.