PRIVACYVERKLARING PHNX B.V.

PhnX B.V. is zich er van bewust dat een passende verwerking van persoonsgegevens een onmisbaar aspect is van het privacyrecht. Om dit recht te waarborgen, kunt u in deze verklaring nagaan wat er met uw gegevens gebeurt. De handelwijze van PhnX B.V. is vanzelfsprekend in overeenstemming met de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens en tevens met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die sinds mei 2018 van kracht is.

Dit privacy statement is als volgt opgebouwd:
1. Persoonsgegevens;

2. Doeleinden van gegevensverwerking (algemeen);
3. Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens;
4. Marketingactiviteiten;
   5. Beveiligingsniveau;
   6. Rechten van betrokkenen;
   7. Contactgegevens;
   8. Aanpassen privacy statement.

1.      Persoonsgegevens

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bijvoorbeeld contactgegevens, curriculum vitae (‘CV’) en online identificator. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over ras of etnische afkomst, strafrechtelijk verleden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gegevens over gezondheid of seksueel gedrag.

Welke persoonsgegevens verwerkt PhnX B.V. en met welk doel?

PhnX B.V. verwerkt persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Zo verwerkt PhnX B.V. persoonsgegevens bij het zoeken naar kandidaten en in het kader van het sluiten van (arbeids-) overeenkomsten (zie ook paragraaf 2). Daarnaast is PhnX B.V. soms wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken. In andere gevallen baseert PhnX B.V. zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever.

PhnX B.V. verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer deelt PhnX B.V. persoonsgegevens?

• Delen binnen PhnX B.V.
  PhnX B.V. deelt persoonsgegevens binnen PhnX B.V. alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.
• Delen met opdrachtgevers
  PhnX B.V. deelt persoonsgegevens van kandidaten en medewerkers met opdrachtgevers. Bij het voorstellen van kandidaten en medewerkers aan (potentiële) opdrachtgevers, gebruikt PhnX B.V. een PhnX B.V. CV dat door medewerkers van PhnX B.V. op basis van sollicitatiegegevens van betrokkenen is opgesteld.
• Delen met verwerkers
  PhnX B.V. schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van PhnX B.V.. Zij  sluit met alle verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. PhnX B.V. beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van  gesloten verwerkersovereenkomsten.
• Delen met andere verantwoordelijke partijen
  PhnX B.V. werkt met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die screenings uitvoeren, trainingen verzorgen of hotels boeken. PhnX B.V. maakt met deze partijen afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

PhnX B.V. verstrekt op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

2.      Doeleinden van gegevensverwerking (algemeen);

Persoonsgegevens worden door PhnX B.V. verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van arbeids-of opdrachtovereenkomsten, met als doel:

• Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving;
• Om arbeidsovereenkomsten te kunnen uitvoeren.

Om onze diensten te optimaliseren, kunnen de gegevens tevens worden gebruikt om de diensten van PhnX B.V. te verbeteren en om de relatie met de klant te beheren. Zie verder onder 3.

3.      Overzicht doelen van verwerkingen en te verwerken persoonsgegevens

Recruitment

Doel van de gegevensverwerking en beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

• Het verzorgen van trainingen, beurzen en in-house dagen: voornaam, achternaam, e-mailadres, CV;
• Om op verzoek van betrokkenen CV’s of professionele sociale media profielen te beoordelen: CV, profiel;
• Zoeken en benaderen van potentiële kandidaten op initiatief van PhnX B.V.: contactgegevens, link naar sociale media profiel en berichten die naar PhnX B.V. worden verzonden.

Solliciteren

Deze persoonsgegevens worden (mogelijk) verwerkt (algemeen):

• Persoonlijke gegevens: voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit;
• Contactgegevens: woonadres, e-mailadres, telefoonnummer;
• Opleiding en vaardigheden: opleidingen, trainingen, diploma’s, certificaten, cijfers, expertise, taalvaardigheid, lidmaatschap van professionele verenigingen;
• Werkhistorie: vorige en huidige werkgevers, functies en ervaring;
• Sociale mediagegevens: link naar sociale media profielen van betrokkenen;
• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, vacature, gewenst aantal uren, vervoersvoorkeuren, bezit van een rijbewijs;
• Extra persoonsgegevens die betrokkenen aan PhnX B.V. verstrekken, zoals een foto;
• Notities van PhnX B.V. medewerkers.

Doel van de verwerking en beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

• Voor de beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat voor een vacature: opleiding, ervaring, functie- en budget gerelateerde criteria;
• Voor het opstellen en delen met opdrachtgevers van een CV van betrokkenen op basis van het PhnX B.V. format: voor- en achternaam, geboortedatum, woonplaats, geslacht, nationaliteit, profiel, relevante opleidingen en cursussen, werkervaring, talen en softwarekennis;
• Voor de selectie van kandidaten voor vacatures van PhnX B.V. en opdrachtgevers: opleiding, ervaring, vaardigheden, referenties, functie- en budgetgerelateerde criteria;
• Om digitale dossiers van betrokkenen aan te maken: CV’s en overige documenten, zoals diploma’s, certificaten, uitslagen eventuele geschiktheidstesten, (sollicitatie-) gespreksaantekeningen, notities en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddelingen;
• Om pre-employment screenings uit te kunnen voeren: relevante diploma’s, referenties van voorgaande werkgever(s), integriteitsverklaringen, verklaringen omtrent gedrag, nevenfuncties;
• Om pre-employment assessments af te kunnen nemen: contactgegevens betrokkenen, assessmentrapportage.

Arbeids-of opdrachtovereenkomsten

Doel van de verwerking:

• Registratie van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving;
• Om arbeidsovereenkomsten uit te voeren;

Beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

• Aanmaken personeelsdossier: persoonsgegevens die op basis van bijvoorbeeld arbeidswetgeving en fiscale- en socialezekerheidswetgeving moeten worden verwerkt, bijvoorbeeld kopie identiteitsbewijzen of paspoorten, visa, werkvergunningen, Burgerservicenummers) en documenten nodig voor de administratie van PhnX B.V. zoals contactgegevens en diploma’s;
• Employment screeningsgegevens: verklaringen omtrent gedrag, referenties, integriteitsverklaring, geheimhoudings- en integriteitsverklaringen, nevenfuncties, kredietchecks, (bankiers)eed- of geloften en certificeringen;
• Employment testgegevens: contactgegevens, assessmentrapportage;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummers, salaris, tarieven van zelfstandig ondernemers;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan het opstellen van de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals beschikbaarheid, kenteken leaseauto.

Evenementen, nieuwsbrieven en mailingen

Doel van de verwerking en beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

Organisatie van evenementen en activiteiten om betrokkenheid bij PhnX B.V. van kandidaten, werknemers, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en gebruikers van de websites van PhnX B.V. te stimuleren: contactgegevens, interesses, persoonsgegevens noodzakelijk voor het verzorgen van vervoer en dieetwensen;

Om kennis en interessante onderwerpen met betrokkenen uit te wisselen: e-mailadres.

Gebruik van contactformulier door potentiële opdrachtgevers

Doel van de verwerking en beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

• Om nieuwe opdrachtgevers te acquireren: contactgegevens van vertegenwoordigers van nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is, openstaande vacatures en gezochte profielen;
• Om inzicht te krijgen in de vraag naar arbeid in de markt: gegevens over de betrokken sector, aard van uitstaande vacatures en gewenste profielen;
• Om dienstverlening aan nieuwe opdrachtgevers aan te kunnen bieden: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin de opdrachtgever werkzaam is;
• Om aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van PhnX B.V.: contactgegevens van vertegenwoordigers van potentiële nieuwe opdrachtgevers, gegevens over de sector waarin opdrachtgevers werkzaam zijn.

Aangaan en onderhouden van zakelijke relaties met leveranciers

Doel van de verwerking en beschrijving van de persoonsgegevens die worden verwerkt:

• Om overeenkomsten te sluiten en uit te (laten) voeren: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• Om aanbiedingen en informatie van leveranciers te ontvangen over hun dienstverlening: contactgegevens van vertegenwoordigers van zakelijke relaties: naam, e-mailadres, telefoonnummer.

4.      Marketingactiviteiten

PhnX B.V. houdt, in het kader van haar marketingactiviteiten, algemene bezoekgegevens bij van haar website bezoekers.

Daarnaast kunnen klantgegevens worden gebruikt om de klantrelatie te onderhouden. Voorbeelden hiervan zijn het communiceren met bestaande klanten over nieuwe producten, diensten of functies van PhnX B.V.

5.      Beveiligingsniveau

PhnX B.V. beschermt de aan haar toevertrouwde gegevens met behulp van technische en administratieve veiligheidsmaatregelen om het risico van verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging zo klein mogelijk te maken. Hierbij kunt u denken aan firewalls en fysieke en administratieve toegangscontroles tot aan de data en servers. Indien u toch denkt dat er misbruik is gemaakt van data, dan kunt u contact opnemen met ons (zie ook onder 7).

Melding van (mogelijke) inbreuk op de beveiliging

In geval van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens worden betrokkenen verzocht PhnX B.V. daarover zo spoedig mogelijk te informeren via onderstaand e-mailadres (zie onder 7) onder vermelding van ‘Datalek’ in de onderwerpregel van het bericht.

6.      Rechten van betrokkenen

Welke rechten hebben betrokkenen?

PhnX B.V. respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend; andere slechts onder bepaalde voorwaarden. PhnX B.V. kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijk verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen:

Intrekking van gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens;

Inzage in persoonsgegevens na schriftelijk verzoek (per e-mail via het onderstaande adres, zie 7. Contactgegevens);

Correctie van onjuiste persoonsgegevens;

Verwijdering van persoonsgegevens als PhnX B.V. deze niet langer nodig heeft;

Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van PhnX B.V. of een andere verwerkingsverantwoordelijke, als betrokkenen zwaarwegende redenen hiervoor hebben;

Beperking van de verwerking van persoonsgegevens in bij wet bepaalde gevallen;

Gegevensoverdracht van eigen persoonsgegevens die aan PhnX B.V. zijn verstrekt in bij wet bepaalde gevallen;

Klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door PhnX B.V. bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Voornoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van de eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. PhnX B.V. kan hiervoor aan betrokkenen vragen zich nader te identificeren.

7.      Contactgegevens

U kunt uw vragen en verzoeken rond de verwerking van persoonsgegevens richten tot:

PhnX B.V.
De heer drs  R. de Waard
Pastoor H.C. Maatstraat 2d

1829 BK Oudorp (NH)
T 072-534 98 35 | M info@phnx.nl

6. Aanpassen privacy statement

Wij behouden ons het recht voor ons privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website (www.phnx.nl) worden gepubliceerd.

Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 18 mei 2018.