Een succesvolle opdracht? ‘Luister naar wat er niet wordt gezegd.’
De overheid en Leo Mes: een combinatie die al 35 jaar bestaat. Eerst in vaste dienst, vervolgens via een bureau en inmiddels werkt hij alweer ruim tien jaar als zzp’er. Via zijn bedrijf Zolide ondersteunt hij gemeenten met diverse vraagstukken. Zo onderzocht hij in samenwerking met PhnX de mogelijkheid voor gemeente Molenwaard – tegenwoordig Molenlanden – bouwtaken bij de omgevingsdienst onder te brengen.
Zijn huidige opdracht is een ander soort uitdaging: binnen een jaar een programma voor digitalisering opstellen en uitrollen, om zo uiteindelijk de organisatie over te krijgen op papierloos werken. Dat vraagt een grote omslag: op iedere afdeling zal anders gewerkt moeten gaan worden. Maar het is ‘cruciaal’, stelt hij. ‘Een organisatie die daarin achterblijft heeft in de toekomst in feite geen bestaansrecht meer.’
De ambities zijn er, inhoudelijk gezien is het een stuk lastiger. ‘Ik heb een plan geschreven met 22 inhoudelijke sporen,’ vertelt hij. ‘Dat betekent dat er heel veel zaken tegelijk maar wel in onderlinge samenhang met elkaar moeten worden opgepakt. Maar het vereist ook een omslag in het denken. We kunnen niet langer de website in het weekend gaan updaten, puur omdat het gemeentehuis dan dicht is. Dat is juist het moment dat de burger de website wil gebruiken voor het doorgeven van meldingen en verhuizingen of het aanvragen van een parkeervergunning. We moeten toe naar dienstverlening die 24/7 plaats kan vinden.’
Best een pittige boodschap die Leo onder de aandacht moet brengen. Daar hoort uiteraard balans bij: medewerkers duidelijk meenemen in het proces en aanpak, reëel haalbare stappen zetten en oog hebben voor de impact die dit soort veranderingen heeft. Juist ook voor medewerkers van wie na vele jaren een hele andere manier van werken wordt gevraagd. ‘Het belangrijkste bij zo’n opgaaf is om de taal van de organisatie te spreken,’ vertelt Leo. ‘Je kunt nog zo’n mooi plan maken, maar als het niet aansluit bij de cultuur en werkwijze van de organisatie, dan komt het niet van de grond.’
Het is dus maatwerk, zo’n uitgebreid plan schrijven. Je kunt niet één plan schrijven en dat op honderd gemeenten toepassen. ‘Je moet als adviseur altijd goed luisteren naar wat er wordt gezegd, maar misschien nog wel belangrijker is wat er niet wordt gezegd. Wat zijn de motieven van de mensen met wie je werkt? Wat gebeurt erin de onderstroom?’
Leo is als adviseur ook een spil in het politieke web. Hij helpt gemeenten met een vraagstuk, maar hij moet zich er continu bewust van zijn dat anderen het plan moeten uitvoeren. Hij is altijd op zoek naar manieren om het proces en de inhoud van zijn plannen aan te laten sluiten bij de bestaande bestuursstijl van een gemeente. ‘Het moet passen. De ene wethouder die het plan er bestuurlijk doorheen moet loodsen is erg van de inhoud, een ander is meer van de hoofdlijnen en focust zich op het politieke proces. Het blijft mensenwerk, dat moet je goed kunnen aanvoelen.’
Daarbij is het ook belangrijk om goed op de hoogte te zijn van recente ontwikkelingen en wat dat betekent voor het bestuur en de organisatie van een gemeente. ‘Ik noem het zelf altijd een gezonde en continue nieuwsgierigheid naar wat er in “gemeenteland” gebeurt,’ zegt Leo. ‘Zorg dus dat je kennis up-to-date is om zo tijdig de koers in de processen waarbij je betrokken bent, te kunnen stellen.
‘Ik denk ook dat die flexibiliteit ook steeds meer van externe adviseurs verwacht,’ zegt Leo. ‘PhnX zal dat ook merken. Kennis en expertise zijn een goede basis, maar het goed kunnen luisteren en de signalen zo nodig direct kunnen vertalen naar een andere of een te wijzigen koers, is de sleutel tot succes.’ Die antenne en dat verandervermogen zorgt ervoor dat een adviseur snel kan schakelen en zich onderscheidt. Dat vraagt ook de nodige flexibiliteit van de adviseur. Die eigenschappen bepalen in de onzekere tijden waarin gemeenten nu zitten, het verschil tussen slagen of niet-slagen in een opdracht.